Politique de confidentialité

Yany Consultation CPA (« nous ») exploite la plateforme Otama (le « Service »). La présente politique explique comment nous recueillons, utilisons, communiquons et protégeons les renseignements personnels dans le cadre du Service, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (Loi 25), à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et aux autres lois canadiennes applicables.

• Renseignements de compte : nom, adresse courriel, nom du cabinet, province et renseignements de facturation fournis à l'inscription.
• Données de vos clients : renseignements personnels de vos clients (noms, NAS, dossiers financiers, documents fiscaux) que vous téléversez ou saisissez. Ces données vous appartiennent; nous les traitons pour votre compte, à titre de fournisseur de services.
• Données d'utilisation : journaux, adresses IP, type de navigateur et pages consultées, aux fins de sécurité et d'amélioration du Service.
• Communications : courriels ou messages de soutien que vous nous envoyez.

Fournir, maintenir et améliorer le Service; traiter la facturation; envoyer des avis de sécurité, de soutien et de produit; détecter et prévenir la fraude et les incidents de sécurité; respecter nos obligations légales. Nous ne vendons pas vos renseignements ni ceux de vos clients.

Les formulaires de collecte fiscale peuvent recueillir des numéros d'assurance sociale et d'autres renseignements financiers sensibles. Ces champs sont chiffrés au repos (AES-256), ne sont jamais stockés en clair et ne servent qu'aux fins que vous et votre client avez autorisées. L'accès est réservé au personnel authentifié du cabinet.

Nous faisons appel à un fournisseur de services d'intelligence artificielle pour classer des documents, expliquer des constats et préparer des brouillons. Le contenu transmis sert uniquement à fournir la fonction demandée et n'est pas utilisé pour entraîner des modèles. Toute suggestion ou tout brouillon produit par l'IA est révisé par un utilisateur du cabinet avant d'être envoyé ou appliqué.

Nous ne communiquons des renseignements personnels que dans les cas suivants :

• Fournisseurs de services (sous-traitants), chacun lié par une entente de traitement des données : Supabase (base de données, authentification et stockage, au Canada), Vercel (hébergement de l'application, région de Montréal), un fournisseur de services d'intelligence artificielle, Resend (courriels transactionnels), Stripe (paiements), jsDelivr (réseau de diffusion d'une police d'icônes chargée par le navigateur; reçoit l'adresse IP du visiteur, aucune donnée de compte), et, seulement si votre cabinet les connecte, Intuit (QuickBooks Online) et Google (Gmail).
• Exigences légales : lorsque la loi, une ordonnance d'un tribunal ou une autorité gouvernementale l'exige.
• Transferts d'entreprise : dans le cadre d'une fusion ou d'une acquisition, avec des protections de confidentialité appropriées.

Nous ne communiquons pas les données de vos clients à des tiers, sauf sur vos instructions ou si la loi l'exige.

Lorsqu'un cabinet connecte le dossier QuickBooks Online d'un client, Otama lit le plan comptable, les transactions (comptes et codes de taxe par ligne), les fournisseurs, les codes et taux de taxe et la liste des pièces jointes, uniquement pour signaler au cabinet les erreurs de tenue de livres et de taxes. Otama ne modifie le dossier QuickBooks que lorsqu'un utilisateur autorisé du cabinet approuve explicitement une modification précise. Les jetons d'accès sont chiffrés et ne sont jamais transmis au navigateur. À la déconnexion, l'accès est révoqué auprès d'Intuit et les jetons sont effacés immédiatement; la copie des données comptables est supprimée après 30 jours. L'historique des modifications approuvées est conservé comme piste d'audit.

Données de compte : durée de l'abonnement plus 90 jours (pour permettre l'exportation). Données des clients : tant que le dossier client existe et n'est pas supprimé par vous. Vous pouvez demander la suppression de vos données en tout temps. Certaines données peuvent être conservées plus longtemps lorsque la loi l'exige (p. ex. dossiers de facturation, 7 ans).

Chiffrement TLS en transit, chiffrement au repos (AES-256 pour les champs sensibles), contrôle d'accès par rôle, isolation des données par cabinet et journalisation. Aucune méthode de transmission ou de stockage n'est sûre à 100 %.

En vertu de la Loi 25 et de la LPRPDE, vous pouvez accéder à vos renseignements, les faire corriger, retirer votre consentement à certaines utilisations, demander leur suppression, recevoir vos données dans un format structuré et porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec ou du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Écrivez-nous à privacy@otama.ca; nous répondons dans les 30 jours.

Témoins de session essentiels à l'authentification seulement. Aucun témoin publicitaire ni pixel de suivi de tiers.

La base de données et le stockage sont au Canada (Montréal, AWS ca-central-1) et l'application est hébergée dans la région de Montréal. Certains fournisseurs (intelligence artificielle, Resend, Stripe, et Intuit ou Google si vous les connectez) peuvent traiter des données aux États-Unis; ces transferts sont encadrés par des ententes de traitement des données.

Le Service ne s'adresse pas aux personnes de moins de 18 ans.

Toute modification importante est annoncée par courriel ou dans l'application au moins 14 jours à l'avance.

Responsable de la protection des renseignements personnels : privacy@otama.ca, Yany Consultation CPA, Québec, Canada.